Assistenz und Chefentlastung

Die Aufgaben von Sekretärinnen und Assistenten werden zunehmend spezialisierter. Schon seit längerer Zeit reicht es nicht mehr aus, eine gute Schreibkraft und freundliche Tele-fonistin zu sein, die moderne Assistenz muß in der Lage sein, alle wesentlichen Geschäftsprozesse ihres Chefs zu gestalten und zu ordnen.

Sekretärinnen und Assistenten von Managern führen Telefonge-spräche und bearbeiten Briefe sowie E-Mails selbstständig im Auftrag Ihrer Chefs. In seiner Abwesenheit repräsentieren sie das Unternehmen am Telefon und treffen gelegentlich wichtige Entscheidungen. Sekretärinnen und Assistenten von Ärzten er-füllen weitgehend das gleiche Aufgabenspektrum wie Sekre-tärinnen von Managern. Um einen Praxisbetrieb aufrechtzuer-halten, müssen sie darüberhinaus meist auch noch über um-fangreiches medizinisches Wissen verfügen.

Zielgruppe:

Sekretärinnen, Assistenten und alle Mitarbeiter, die gelegentlich Assistenzaufgaben wahrnehmen.

Lernziele:

• Sie strukturieren Ihre tägliche Routinearbeit effektiv und verhelfen Ihrem Chef zum Erfolg.
  
• Sie führen effektive Telefongespräche. Die Wahl des richtigen Tonfalles und der richtigen Ausdrucksweise für je-den Anrufer und jede Situation sind unverzichtbar. Sie er-halten alle notwendigen Informationen von Ihrem Ge-sprächspartner.
  
• Sie repräsentieren Ihr Unternehmen und Ihren Chef angemessen am Telefon und im Büro.
  
• Sie organisieren einen effizienten Bürobetrieb, indem Sie ein effizientes Ablage- und Ordnungssystem einsetzen
  
• Sie gehen mit Terminkalender und Postbearbeitung effektiv um.
  
• Sie verfassen Briefe und E-Mails selbstständig. Sie wählen die richtigen Worte und angemessene Formulierun-gen für jeden Adressaten und jede Situation. Sie arbeiten sich in den Sachverhalt ein.
  
• Sie organisieren Sitzungen und Konferenzen effektiv. Sie bereiten den Konferenzraum mit der notwendigen Tech-nik und allen erforderlichen Materialien vor, stellen sicher, dass alle Teilnehmer eingeladen sind und unterstützen Ih-ren Chef bei der Protokollerstellung, sowie der Ergebnis-sicherung.